קופה רושמת היא אחת מאבני היסוד של עסק קמעונאי. מלבד מילוי הפונקציה הבסיסית של קבלת תשלומים, קופה חכמה באמת מאפשרת ניהול, מעקב וסינכרון של כל הצדדים של החנות: ממלאי ומכירות ועד למידע על לקוחות – הכל במקום אחד. לבחירת הקופה הנכונה חשיבות עצומה. קופה שאינה מותאמת לצרכיך תהפוך במהירות לנטל. לעומת זאת, הקופה הנכונה תייעל ותשדרג את ההתנהלות היומיומית של העסק שלך – ולמעשה תעזור לו להיות רווחי יותר. בטקסט הבא נסקור את הצעדים בדרך לבחירה חכמה של קופה רושמת והטמעתה בעסק.
צעד ראשון: הגדר את הצרכים שלך
לפני מחקר שוק, לפני השוואת מחירים ומפרטים, אפילו לפני הקשת השאילתא ״קופה רושמת״ בגוגל, חשוב לעצור ולהגדיר באופן מדוייק מה אתה צריך בעצם. מומלץ לערוך רשימה מפורטת הכוללת את כל היכולות, המאפיינים, הפונקציות והשירותים להם תזדקק לניהול העסק שלך, לדוגמא: קטלוג המאפשר הזנה מהירה וקיטלוג יעיל של מוצרים, תמיכה בכל אמצעי התשלום, ניהול מלאי, מועדון לקוחות, ניהול רכש ולוגיסטיקה ועוד. לרשימה זו תוכל לחזור בכל פעם כשתשווה בין קופות שונות.
במידה ואתה מעוניין להחליף קופה רושמת הקיימת אצלך בעסק, ציין ברשימה מה הבעיות והחוסרים בקופה הנוכחית. מה גורם לך לרצות להחליף אותה?
טיפ: מומלץ להוסיף לרשימה יכולות להן אתה צופה שהעסק יזדקק בעתיד, כמו לדוגמא התרחבות קלה למספר סניפים, תמיכה באתר סחר מקוון ועוד.
צעד שני: ערוך רשימת ציוד
הרשימה הבאה שעליך לערוך היא של ציוד הקופה שתזדקק לו: אילו פריטים דרושים לך וכמה יחידות מכל פריט. במידה וכבר עומדת לרשותך חומרה ערוך רשימה המפרטת את כל הציוד הקיים אצלך, ולצד כל פריט ציין את שם המותג ומספר הדגם. בזכות רשימה זו, כשתחפש קופה רושמת תוכל לראות האם תוכנת קופה רושמת המוצעת לך, מתאימה לחומרה הקיימת אצלך או לא.
טיפ: כדאי להקדיש מחשבה גם לציוד שלא תזדקק לו. האם אתה רוצה מדפסת לקבלות או שאולי תעדיף לשלוח ללקוחותיך את הקבלות במייל? מענה על שאלות מסוג זה יעזור לך להתכוונן בצורה נכונה לקופה הרושמת המתאימה לך ביותר.
צעד שלישי: החלט על תקציב
כמה אתה צריך להוציא על קופה רושמת חדשה? התשובה לשאלה זו תלויה בגודל העסק שלך וביכולות להן אתה זקוק. דרך מצויינת לחסוך בעלויות היא לבחור תוכנת קופה רושמת במודל SaaS ולא בקופות מסורתיות במודל הישן. SaaS, או תוכנה כשירות (Software as aService), הוא המודל המודרני לשימוש בתוכנה הנשען על טכנולוגיית ענן. בחירה במודל זה, פירושה תשלום על מנוי לתוכנה בלבד כשהספק הוא זה שדואג לקניה, התקנה תחזוק ושדרוג של שרתים ותשתיות, והלקוח נהנה מהשימוש.
תשלום חודשי על מנוי לקופה מאפשר לשלוט בהוצאות באופן נוח: התשלום מתבצע על פי מספר המנויים לו אתה זקוק, וההוצאה החודשית הצפויה ידועה מראש. מומלץ לחפש חברות שלא מחייבות בתקופת מינימום ואינן משיתות קנסות יציאה על מי שמבקשים לסיים את ההתקשרות עימן.
התוכנית של COMAX, לדוגמא, מציעה הסכם פשוט: חבילת קופה מלאה, הכוללת תוכנה, חומרה והתקנה ב-699 ש”ח לחודש, ללא התחייבות, ללא תקופת מינימום וללא קנסות יציאה.
טיפ: היתרונות של בחירת קופה חכמה במודל SaaS משתרעים הרבה מעבר למחיר –
1. בזכות העבודה בטכנולוגיית ענן לבעל העסק יש גישה לקופה ולכל הנתונים בה מכל מחשב, בעסק או מחוצה לו, בכל זמן.
2. הדבר מאפשר ל-COMAX להציע שדרוגי תוכנה אוטומטיים וחינמיים ללקוחותיה.
צעד רביעי: מחקר שוק
הצעד הקטן הראשון במסע הארוך הארוך של מחקר שוק מודרני מתחיל בחיפוש בגוגל – אך לא היינו ממליצים להסתמך אך ורק על התוצאות שמספק מנוע החיפוש. נסה לפנות לקבוצות מתאימות בפייסבוק ולשאול בעלי עסקים באילו קופות הם משתמשים ומה חוות דעתם. כדאי לשקול גם סיבוב רגלי בחנויות בסביבתך, ולשאול את בעלי הבית מה דעתם על הקופות המוטמעות אצלם בעסק – האם הם מרוצים או לא, מה עובד היטב ומה חסר להם. חשוב לא להתעצל ולסקור את כל האופציות של קופות רושמות הקיימות בשוק.
טיפ 1: יגעת ומצאת? שמור! שמור את האתרים של החברות השונות במועדפים לצורך גישה עתידית קלה.
טיפ 2: אל תסתמך על הזיכרון. נהל את המחקר בגיליון אקסל מסודר. כך לא תבזבז זמן על איתור מחדש של מידע שכבר צברת. בגיליון האקסל מומלץ להתייחס לפיצ׳רים השונים שהקופה מספקת, לתחומי ההתמחות של החברה, למדיניות בנושא שירות לקוחות (מה השעות והימים בהם ניתן השירות, האם יש הגבלות מסויימות), ולמדיניות בנושא האחריות.
זוכר את רשימת הצרכים שלך מסעיף 1? זה הזמן לחבר אותה עם רשימת הקופות הרושמות שאתה בודק, כך תוכל לקבל החלטת רכישה מושכלת.
צעד חמישי: הדגמה של יכולות הקופה הרושמת
אחרי שהבנת מה יש לשוק להציע, לפחות על הנייר, זה הזמן להתחיל להתרשם מהקופות המועדפות עליך בזמן אמת. יש כמה אופציות להדגמה מסוג זה: אפשר לבקש מהחברה איתה אתה שוקל להתחיל לעבוד הפניה לחנות בה הקופות שלה מוטמעות, או לבקש הדגמה על הקופה מנציג שירות של החברה עצמה.
COMAX מציעה הדגמה טלפונית במהלכה כל יתרונות הקופה מודגמים בזמן ובמקום הנוחים לך, באמצעות שיחת טלפון או סקייפ.
במהלך ההדגמה ציין לעצמך נושאים כמו מהירות, פונקציונליות וקלות התפעול של המערכת. במידה ואתה מחליף קופות רושמות קיימות בחדשות, שווה לקחת בחשבון את נושא המעבר מחברה אחת לאחרת. שאל את נציגי המכירות של חברות הקופות השונות איך תתנהל העברת המידע על הלקוחות, המוצרים הספקים וכו׳.
טיפ: אל תגיע להדגמה לבדך – מומלץ לצרף אליך קופאי/ת שיחוו גם הם את דעתם על המערכת ונוחות התפעול שלה.
צעד שישי: התקנה של הקופה הרושמת בחנות
מזל טוב – בשלב זה כבר בחרת ספק קופה רושמת! כעת נותרו לפניך שלבי ההתקנה של החומרה והתוכנה. חברות רציניות מציעות שירות מקיף של התקנה והדרכה. COMAX לדוגמא, שולחת מומחה המגיע אל בית העסק בתיאום מראש עם הלקוח, מתקין את הקופה, פותח את מסוף האשראי ומעביר הדרכה מלאה על המערכת.
צעד שביעי: התאמת הקופה לצרכים שלך
בשוק קיימות קופות רושמות רבות המיועדות עבור מכירות ומלאי בלבד. עם זאת, הפתרונות המודרניים מאפשרים לקמעונאי לעשות הרבה יותר עם הקופה שלו. חשוב שתבין מה מכלול היכולות שהקופה הרושמת שבחרת מאפשרת, ותנצל אותם לטובת העסק שלך. בחן פיצ׳רים נוספים, תוספים או חומרות שיכולים להעלות את ביצועי הקופה ולהפוך את החיים שלך לקלים יותר.
התעייץ עם הספק שלך כדי להבין האם אתה עושה שימוש מלא במערכת. בדוק האם ישנן יכולות שעשויות לחסוך זמן, לייעל תהליכי עבודה או לגרום לך להבין את העסק שלך טוב יותר. הקופה החכמה של COMAX לדוגמא, מציעה דו״חות מתקדמים המאפשרים ניתוח מכירות בהתפלגות לפי ימים ושעות, ניתוח סלי קניה בהתפלגות לפי סכום ועוד סוגי דוחו״ת מגוונים שתורמים כולם ליצירת תמונה שלמה יותר של העסק שלך.
חשוב לשמור על ערוץ קשר פתוח עם החברה איתה התקשרת ולהתעניין בחידושים ותוספות שהחברה מעשירה בהi את התוכנות שלה. COMAX, לדוגמא, מציעה שידרוגי תוכנה חינם לכל לקוחותיה. שידרוגים אלה נתפרים, בדרך כלל, כמענה לצרכים של קמעונאים ועסקים מהגדולים בישראל, ומהמחקר והפיתוח שמושקעים ביכולות החדשות נהנים בסופו של דבר כל לקוחותינו.
לסיכום:
בחירת מושכלת של קופה רושמת היא תהליך מורכב, אך היתרונות בהטמעת קופה חכמה שמתאימה לצרכים שלך עצומים. קופה רושמת טובה תחסוך לך זמן, כסף ותעזור לך להבין את העסק שלך יותר טוב מאי פעם – כל אלו מתרגמים, בסופו של דבר, לרווח גדול יותר בשורה התחתונה.
אם אתה מחפש קופה רושמת חכמה באמת, כזו שתעזור לעסק שלך לצמוח, השאר פרטים כאן ונציג שלנו יצור איתך קשר בהקדם.