טיפים לניהול מלאי נכון

דקה לפני סוף השנה, זה הזמן המתאים לגייס את מרבית העובדים, לסגור את דלתות החנות ולבצע ספירת מלאי עד השעות הקטנות של הלילה. ישנן חנויות שיבצעו ספירת מלאי פעם בשנה ודווקא בסוף השנה האזרחית, ויש כאלה שינהלו את המלאי לאורך כל השנה באופן שיטתי, במחשבה שמלאי שווה הרבה כסף. רצוי שוב לזכור ולהבין כי כל עוד "נשכיב" את הסחורה על המדפים ונספור אותה מדי שנה, פשוט נזנח כסף לריק. האתגר הגדול הוא לנהל נכון את המלאי לאורך כל השנה.

ניהול מלאי נכון באופן שיטתי יכול לחסוך לכם הרבה כסף. למה?

1. לא מגיעים למצב שתוקפם של המוצרים פג – פרמטר זה חשוב לחנויות קמעונאיות או חברות קוסמטיקה המחזיקות מוצרים בעלי תאריך תפוגה. ניהול נכון ומעקב אחר המלאי יאפשרו לכם לא להגיע למצב שבו תוקפו של המלאי פג (או קרוב לתפוגה) ואז יהיה עליכם להיפטר מהסחורה.

2. נמנעים ממלאי 'מת' – ניהול נכון של מלאי יאפשר לכם להימנע מאחסון סחורה שאין לה ביקוש או שכבר יצאה מהאופנה. דקה לפני שזה קורה, תוכלו להוציא אותה ולהיפטר ממנה באמצעות מבצעים.

3. חוסכים דמי אחסון – אחסון סחורה עולה לרשתות לא מעט כסף. הרי אנו משלמים על שטחי נדל"ן הרבה כסף, וככל שנחזיק מלאי מצומצם כך נחסוך בהוצאות האחסנה ונחסוך הרבה כסף.

אז איך עושים את זה נכון? אספנו עבורכם כמה טכניקות מעולות – קדימה ליישם

• כמות נכונה ובעיתוי הנכון
ניהול מלאי נכון מתחיל עוד הרבה לפני הגעתה של הסחורה, ולכן עליכם לבצע תחזיות מכירה מדויקות עד כמה שניתן. כאן נכנסים לתמונה דו"חות, נתונים, ניתוחים, בחינת מצב המשק, היצע וביקוש, קהל היעד וכו'. הודות לטכנולוגיה המתקדמת, ניתן לייצר בכמה לחיצות כפתור דו"חות מתאימים וכך לתכנן מראש את כמות הסחורה. דבר חשוב יותר הוא העיתוי של ההזמנה שחייב להתאים לעונה, לביקוש וכו'.

• שיטת First In First Out
מדובר בשיטה מוכרת מתחומים נוספים, שדומה למחסנית של רובה. בשיטה זו המוצר הראשון שנכנס למלאי הוא המוצר הראשון שייצא למדפים. שיטה זו נפוצה, משום שהיא מתחשבת בחיי המדף של המוצר ותוקף האחריות שאנו מקבלים על המוצרים מהספקים. בקיצור, שימו בחזית את המוצרים הישנים גם על המדפים וגם במחסנים.

• תקשורת נכונה עם עובדי הארגון
כדי לייעל את ניהול המלאי, מומלץ לייצר מערך תקשורת מסודר עם כלל העובדים בחנות/רשת, כך שכולם יידעו מה קורה ועם מה. טרם הגעת מוצר חדש, כדאי לאסוף את העובדים ולבנות תכנית מלאי וכך ליידע את המחלקות השונות על הגעתו כגון מחלקת השיווק, המכירות, מנהלי המחסן, עובדים רלוונטיים, מחלקת הקיטלוג וכו'. תכנית זו תאפשר לכל מחלקה להיערך למלאי ולנהל אותו בצורה נכונה. לדוגמה – צוות המחסן יפנה מקום, השיווק יצאו בקמפיינים ייעודיים, מנהלי המחלקה יבצעו תדרוך לעובדים על המוצר וכך הלאה.

• מהירות תגובה כפקטור משמעותי בניהול מלאי
אחד הפרמטרים החשובים בניהול מלאי הוא זמן התגובה. ככל שנגיב מהר יותר למלאי "תקוע", כך נימנע ממצב של מלאי "מת", שגורם לכסף של חברה לשכב לשווא. במקרה הגרוע נוכל להחזיר אותו לספק אם זה אפשרי. כמו כן, מהירות התגובה חשובה גם כאשר המצב הפוך – מלאי שנמכר במהירות שיא ויש לחדש אותו במהירות. בקיצור, שמרו על מערכות יחסים טובות עם הספקים ויידעו אותם מהו מצב המלאי כדי שיוכלו להיערך בהתאם.

• בדיקות תקופתיות שוות הרבה כסף
הטכנולוגיה כבר כאן, וכל שנשאר לנו הוא לבצע בה שימוש. מומלץ מאוד לקבוע מראש מועדים לבדיקת מלאי במערכת ולהוציא דו"חות מפורטים. במקביל, קיימת חשיבות רבה לעריכת בדיקות מלאי תקופתיות שבמסגרתן העובדים יספרו פיזית הפריטים הקיימים כדי שתוכלו לדעת באופן מוחשי מה יש לכם בפועל על המדפים ובמחסן.

קראו עוד על: מערכת לניהול מלאי