זה לא סוד שהמשאב הכי חשוב של כל אדם הוא זמן. וכשהאדם הזה הוא בעל חנות קמעונאית, כל דקה היא יקרה מפז – וזמן באמת שווה כסף. בגין טבע העסק, ניהול של חנות דורש טיפול במיליון ואחד דברים ודרישות מכל הכיוונים, ולכן ניהול זמן חכם הוא חלק בלתי נפרד מארגז הכלים של בעל חנות מוצלח.

אם תתחילו כל יום בשליטה מיטבית בזמן שלכם ובגישה חיובית, תצליחו להכניס גם ליום של 24 שעות את כל המשימות שלכם ועדיין להשאיר זמן לנשום, לנוח ולהיות עם המשפחה. איך עושים את זה? הטיפים הבאים יעזרו לכם לנהל את הזמן שלכם בצורה חכמה.

טיפ ראשון: צרו רשימת משימות

זה אמנם נשמע בסיסי מאוד, אבל לא תאמינו כמה רשימת טו-דו יכולה לעזור לכם בניהול חכם של החנות ושל הזמן שלכם. כשאתם כותבים רשימת משימות בכל בוקר, שום דבר לא נופל בין הכיסאות והולך לאיבוד במרוצת היום. מומלץ להתחיל בביצוע המשימות החשובות ביותר על הבוקר, ולאחר מכן להמשיך למשימות הקטנות יותר (לרוב, המוטיבציה קצת יורדת ככל שהיום מתקדם, וכן החנות עשויה להפוך מלאה יותר עם התקדמות היום). תוכלו לכתוב את הרשימה במחברת או באפליקציה ייעודית.

טיפ שני: כתבו מטרות מוגדרות ותעדפו אותן

מעבר לרשימה היומית, מומלץ לכתוב גם רשימת מטרות שבועית או חודשית של כל המשימות הגדולות שעליכם לבצע, כמו ספירת מלאי, או השינויים שאתם רוצים להחיל, כמו השקת מוצר חדש. חשוב להיות ספציפיים מאוד עם כל מטרה שלכם ולפרק אותה למשימות קטנות, אותן תוכלו לשבץ בטו דו ליסט היומי שלכם בהמשך. אחרי שרשמתם את המטרות והמשימות לשבוע או לחודש הקרוב, תעדפו אותן – מה הכי חשוב? מה פחות חשוב? כך תוכלו לקבל תמונת מצב של התקופה הקרובה ולנהוג בהתאם. כדאי גם לנסות ולהעריך כמה זמן ייקח לכם לבצע כל דבר.

טיפ שלישי: האצלת סמכויות

לפעמים קשה לשחרר – זה ידוע. אתם רגילים שהכל בידיים שלכם ואתם רוצים לפקוח עין על הפרטים הכי קטנים. אבל מגיע הרגע שבו צריך להאציל סמכויות; זה חיובי, כי זה אומר שהחנות שלכם גדלה ואתם צריכים עוד יד. לכן, זה הזמן להקיף את עצמכם בעובדים שאתם סומכים עליהם ויעזרו לכם לנהל את החנות, לכבות את השריפות ולעזור לה להתפתח.

האצילו סמכויות להגברת הפרודוקטיביות הן שלכם והן של העובדים, וזכרו תמיד שאתם לא חייבים לעשות הכל לבד. השאירו לעצמכם רק את הנושאים הקריטיים שדורשים קבלת החלטות ניהוליות ואסטרטגיות הקשורות במלאי, ספקים, העסקת עובדים, מוצרים חדשים, תמחור וכו'. כמובן, חשוב להאציל סמכויות לפי החוזקות של העובדים שלכם.

טיפ רביעי: סמארטפון בצד

גם אם אין לכם בעיות קשב וריכוז, עדיין קשה לשלוט על כל כך הרבה מכל כיוון – מיילים, לקוחות, בקשות, עובדים, הודעות וכו' וכו'. הטלפון שלכם בטח מתפוצץ בלי הפסקה והסחות דעת צצות מכל כיוון, מה שיכול להפר את הריכוז גם של נזיר בודהיסטי. לכן, כשאתם מבצעים משימות חשובות, דאגו לשים את הטלפון בצד או להפקיד אותו בידי אחד העובדים שיהיה אחראי על השיחות שלכם. אל תתנו לטלפון להשתלט עליכם, שכן ככה לא תצליחו להגשים דבר. קבעו זמני הפסקה במהלכם תוכלו לבדוק את המיילים וההודעות שלכם.

טיפ חמישי: הכירו את לו"ז החנות שלכם

כבעלי חנות, אתם חייבים להכיר את החנות שלכם מכל הפינות. אנחנו לא רק מדברים על איזה מוצר נמצא באיזה מדף, אלא גם מה הן שעות העומס של החנות, מתי יש הכי הרבה לקוחות ומתי יש הכי פחות לקוחות. ברגע שתכירו לעומק את הלו"ז של החנות, יהיה לכם קל יותר להבין איך לשבץ את המשימות השונות – ברגעים שקטים תוכלו לשבץ משימות מורכבות כמו ספירת מלאי, תמחור או הדרכת עובדים, וברגעים עמוסים תוכלו לבצע משימות קטנות בלבד.

מומלץ לבצע את זה גם באופן עונתי – עונת החגים, למשל, היא לא עונה אופטימלית לשינויים מאסיביים, שכן היא נוטה להיות העמוסה ביותר. כדי לבדוק את הזמנים העמוסים יותר ופחות, תוכלו להשתמש במערכת ה-POS שלכם ולהפיק דוח שיציג באילו שעות ותקופות המכירות הן החזקות ביותר. 

טיפ שישי: השתמשו במערכת לניהול זמן

מערכת לניהול זמן יכולה גם כן לסייע לכם לעבוד נכון יותר עם השעות שלכם ולהבין כמה זמן אתם מבזבזים על כל משימה. יש כל מיני מערכות וטכניקות לניהול זמן שעוזרות להבין איך לייעל את הזמן וכן יכולות לחלק עבורכם את המשימות לפיסות קטנות ומתוזמנות. מערכות כאלו גם יעזרו לפרק את המשימה הגדולה למשימות קטנות, גם לבצע תיעדוף וגם לתזמן ולהודיע מתי הגיע הזמן לעבור למשימה הבאה. נסו לעבוד עם כמה מערכות כאלו עד שתמצאו את זו המתאימה לכם ביותר.

טיפ שביעי: רתמו את האוטומציה

אם עוד לא עשיתם זאת, הגיע הזמן לתת לטכנולוגיה לעבוד בשבילכם. היום יש כל כך הרבה פונקציות בניהול החנות שאפשר להפוך לאוטומטיות וממוחשבות וכך לחסוך שעות ארוכות שתוכלו לנתב למקומות טובים יותר של צמיחה וגדילה. תוכלו להיעזר במערכת POS, מערכות לניהול החנות, מערכות לספירת מלאי וניהול מחסן ועוד. המערכות האלו מסייעות לבצע אוטומציה לפונקציות רבות ושונות בניהול העסק ולפנות לכם זמן יקר מפז.

והכי חשוב – חשבו גם על עצמכם!

בתור בעלי עסק אתם בטח יודעים שניהול זמן נכון הוא חיוני להצלחה, אבל חשוב לדעת שזה לא משנה כמה שעות אתם עובדים אלא כמה אתם פרודוקטיביים באותן השעות. שימו לב שאתם לא מורחים את הזמן, שאתם לא עסוקים יותר מדי בטפל ושאתם מאצילים סמכויות ונותנים לאחרים לעזור לכם. ברגע שתלמדו לנהל את הזמן שלכם בצורה נכונה, אתם תבחינו במהפך באורח החיים שלכם ובהצלחת החנות.

ואולי הטיפ הכי חשוב, תמיד תמיד תשאירו מקום גם לעצמכם – לעשות ספורט, לנוח, להיות עם המשפחה או עם חברים, לצאת לבילוי במסעדה או חופשה. הזמן הזה הוא יקר מאוד והוא זה שיעזור לכם להתמודד עם הלחץ היומיומי. אל תשכחו את עצמכם לרגע – זה לא טוב לבריאות הנפשית והפיזית שלכם, ובטווח הארוך זה רק יזיק לכם!