לצערנו, העולם היום מלא על בסיס כמעט קבוע באי-ודאות, ובעלי עסקים קמעונאים מוכרחים להיות מוכנים להתמודד עם מגוון אירועים בלתי צפויים שיכולים לשבש את הפעילות ולאיים על ההמשכיות העסקית. ממלחמות ומשברים כלכליים ועד למשברי בריאות כמו מגפת הקורונה, קמעונאים מתמודדים עם מגוון משברים פוטנציאליים. 

ניהול משברים יעיל הוא חיוני כדי לנווט באתגרים האלו ולהבטיח הישרדות ארוכת טווח של העסק. כדי לעשות את זה נכון, כדאי לדאוג לאסטרטגיות ניהול משברים עוד לפני שהם מתרחשים. בכתבה זו נציג כמה אסטרטגיות חשובות שיעזרו לכם להבין בדיוק למה אנחנו מתכוונים. 

ניהול משברים בקמעונאות

ניהול משברים כרוך בזיהוי סיכונים פוטנציאליים, פיתוח תוכניות להפחתת סיכונים אלה ויישום אסטרטגיות לשמירה על פעילות במהלך ואחרי משבר. עבור קמעונאים, זה יכול לכלול את כל היבטי העסק – החל משמירה על שרשראות אספקה ועד הבטחת הבטיחות של העובדים והלקוחות. המטרה של אסטרטגיות אלו היא למזער את ההשפעה של אירועים בלתי צפויים ולהתאושש מהר ככל האפשר.

השלבים הבאים יעזרו לכם ליצור שלד של תוכנית מקיפה: 

שלב 1: הערכת סיכונים

הצעד הראשון בפיתוח תוכנית לניהול משברים הוא לזהות את הסיכונים הפוטנציאליים שעלולים להשפיע על העסק. סיכונים אלו עשויים להשתנות בהתאם לאופי הפעילות הקמעונאית ולמקום העסק, אך סכנת נפוצות הן מיתון, שיבושים בשרשרת האספקה, התקפות סייבר וכמובן במדינה כמו שלנו – מלחמות. בצעו הערכת סיכונים יסודית כדי לקבוע את הסבירות וההשפעה הפוטנציאלית של כל סיכון על העסק.

שלב 2: ערבו עובדי מפתח 

לאחר זיהוי סיכונים פוטנציאליים, השלב הבא הוא הקמת צוות שיגיב מייד כשמתרחש המשבר. צוות זה צריך לכלול אנשי מפתח חשובים ממחלקות שונות, כמו תפעול, משאבי אנוש, כספים ושיווק. הצוות יהיה אחראי לפיתוח ויישום התוכנית לניהול משברים, כמו גם לתקשורת עם עובדים, לקוחות ובעלי עניין אחרים בעת משבר.

שלב 3: אסטרטגיה תקשורתית 

תקשורת יעילה היא קריטית בזמן משבר. פתחו אסטרטגיית תקשורת ושיווק המתארת כיצד המידע ישותף עם עובדים, לקוחות, ספקים ואחרים. אסטרטגיה זו צריכה לכלול קווים מנחים ברורים לתקשורת פנימית וחיצונית, לרבות מי יהיה אחראי על העברת מסרים ובאילו ערוצים ייעשה שימוש (למשל, אימייל, מדיה חברתית, הודעות לעיתונות).

שלב 4: תוכנית המשכיות עסקית

תוכנית המשכיות עסקית (BCP) היא מרכיב מרכזי בניהול משברים. ה-BCP מתאר את הצעדים שינקטו כדי לשמור על הפעילות בזמן משבר. זה יכול לכלול תוכניות לעבודה מרחוק, ניהול שרשרת אספקה, ניהול מלאי ושירות לקוחות. ה-BCP צריך לכלול גם תוכניות מגירה לתרחישים שבהם הפעילות הרגילה מופרעת בצורה חמורה.

שלב 5: סימולציות

פיתוח תוכנית לניהול משברים הוא רק הצעד הראשון. חשוב לא פחות לוודא שהעובדים מיומנים, מכירים את התוכנית ויודעים כיצד להגיב בעת משבר. ערכו מפגשי אימון ותרגילי סימולציה כדי לבדוק את יעילות התוכנית ולזהות תחומים לשיפור. תרגילים אלו יסייעו להבטיח שהעובדים מוכנים לפעול במהירות וביעילות כאשר מתרחש משבר.

אסטרטגיות לשמירה על המשכיות עסקית

בנוסף לקיומה של תוכנית לניהול משברים, קמעונאים צריכים ליישם  גם אסטרטגיות לשמירה על המשכיות עסקית במהלך ואחרי משבר. הנה כמה אסטרטגיות מפתח שכדאי לשקול:

גיוון שרשרת האספקה

אחד הסיכונים המשמעותיים ביותר עבור קמעונאים במהלך משבר הוא שיבוש שרשרת האספקה – דוגמאות לזה הן למשל הפסקת הטיסות בזמן הקורונה או השיבושים בים האדום כתוצאה מהמלחמה. כדי להפחית את הסיכון, כדאי לגוון את שרשרת האספקה על ידי עבודה עם מספר ספקים ורכישת מוצרים מאזורים שונים. גישה זו מפחיתה את הסבירות ששיבוש באזור אחד יעצור לחלוטין את הפעילות שלכם. בנוסף, בניית קשרים חזקים עם ספקים יכולה לעזור להבטיח שתקבלו עדיפות בזמן משבר.

הטמעת טכנולוגיות חכמות

לטכנולוגיה יש תפקיד מכריע בשמירה על המשכיות עסקית בזמן משבר. הטמעת מערכות מבוססות ענן לניהול מלאי, נקודות מכירה וניהול קשרי לקוחות יכולה לעזור להבטיח שהעסק יוכל להמשיך לפעול גם אם קרה משהו פיזי בחנות (כמו למשל שריפה). גם השקעה בפלטפורמות מסחר אלקטרוני (אי-קומרס) יכולה לספק הכנסה חלופית אם המכירות בחנות מופרעות.

שיפור אבטחת סייבר

מתקפות סייבר יכולות להיות הרסניות במיוחד. חזקו את אמצעי אבטחת הסייבר שלכם על ידי הטמעת חומות אש חזקות, הצפנה ואימות רב-גורמי. עדכנו באופן קבוע את התוכנות וערכו ביקורות אבטחה כדי לזהות נקודות תורפה. הדרכת העובדים לגבי החשיבות של אבטחת סייבר וכיצד לזהות איומים פוטנציאליים גם כן יכולה לעזור.

חשבו על הלקוחות

שמירה על קשרי לקוחות חזקים היא חיונית בזמן משבר. עדכנו את הלקוחות לגבי כל שינוי בפעילות, כמו שינוי שעות פעילות החנות, זמינות מוצרים או אמצעי בטיחות. השתמשו בשיווק בדוא"ל, במדיה החברתית ובאתר כדי לתקשר עם לקוחות ולספק עדכונים. הציעו מבצעים רלוונטיים או מדיניות החזרה גמישה שיעזרו לשמור על נאמנות הלקוחות גם בזמנים מאתגרים.

מוכנות פיננסית

יציבות פיננסית היא קריטית בזמן משבר. כדאי לוודא שלעסק יש עתודות מזומנים לכיסוי הוצאות תפעול במהלך שיבוש או משבר. בדקו באופן קבוע את הדוחות הכספיים ונסו לחזות את ההשפעות הפוטנציאליות של משברים על ההכנסות וההוצאות. 

אסטרטגיות לניהול משבר: צורך חיוני בתקופה זו

לפעמים נדמה כאילו אנחנו חיים ממשבר למשבר, ולכן אי אפשר להטיל ספק בחשיבות הצורך בניהול משברים יעיל. על ידי פיתוח תוכנית מקיפה לניהול משברים, גיוון שרשרת האספקה, והתמקדות במעורבות לקוחות, תוכלו להתכונן טוב יותר למשברים ולהגיב אליהם בחוכמה. למרות שאי אפשר לחזות כל משבר פוטנציאלי, תוכנית מגירה מפורטת יכולה לעשות את כל ההבדל בשמירה על המשכיות העסק.