בעלי עסקים נדרשים לקבל החלטות אקוטיות רבות המשפיעות באופן ישיר על התנהלות העסק והצלחתו בעתיד. דוגמא להחלטה כזו היא בחירת קופה. אין להפחית בחשיבות בחירה נכונה של קופה רושמת – בין אם מדובר במכולת בעלת סניף יחיד ובין אם ברשת חנויות אופנה.
מטרת המדריך היא להפוך את תהליך בחירת הקופה למתודי, מסודר ונכון בשבילכם ובמיוחד בשביל העסק שלכם. התהליך חולק לשלבים מומלצים דרכם יש לעבור כדי לבחור קופה ולוודא שאתם מפיקים ממנה את המקסימום האפשרי. לפני שנעבור לתהליך הבחירה, וכדי שנוכל לקבל החלטה מושכלת, חשוב להכיר בהבדלים בין סוגי הקופות.
הדור החדש של הקופות הרושמות
קופה רושמת מאפשרת בעיקר גביית תשלום מלקוחות, תוך הנפקת חשבוניות ו/או קבלות. מאחר ומערכת ההפעלה של הקופה צרובה על החומרה שלה, לקופות רושמות אין יכולת
עדכון גירסאות. בנוסף, קופות רושמות אלו עומדות בזכות עצמן, ולא ניתן לחברן לרשת הארגון, ומכאן, שהדו"חות שניתן להפיק מקופות אלו אינם מתחשבים בקיום קופות נוספות בארגון ומאפשרות, במקרה החיובי, הפקת דוחות מלאי בסיסיים, על בסיס חיתוך סוגי פריטים, אך ורק מהקופה עצמה ולא מכלל הארגון.
קופות ממוחשבות, הידועות גם בשם קופות רושמות ממוחשבות, הן הדור החדש של הקופה הרושמת הקלאסית. קופות אלו הינן תוכנות המותקנות על חומרת מחשב לכל דבר. החומרה, כמובן, מותאמת לשרת צרכי קופה, אך ניתן להחליף חלקים ממנה. בנוסף, מאחר ומדובר במחשב, ניתן לעדכן את תוכנת הקופה, ובפוטנציאל, להוסיף יכולות חדשות ולהתאים את ממשקה לצרכי הארגון.
מאחר וקופות ממוחשבות מחוברות לרשת הארגון, הדבר מאפשר ניהול קל של מלאי ומוצרים מכלל הארגון, וממשק נוח ומהיר להחלת מבצעים והנחות על מספר קופות במקביל.
בחירת קופה בחמישה צעדים
- לא להרוג יתוש עם תותח – לפני שניגש לחיפוש אקטיבי של קופה רושמת, חשוב לשאול עצמנו את השאלות הנכונות, ולמפות באופן מסודר את צרכי הארגון מהקופה העתידית. במידה וכבר יש ברשותכם קופה, רישמו אילו יכולות חסרות לכם (כגון אופני תשלום, ניהול מוצרים ומלאי, ניהול לקוחות), ובאילו בעיות נתקלתם בזמן העבודה איתה. נסו לחשוב האם ישנם תהליכים מסובכים שהייתם יכולים לפשט בעזרת יכולות קופה שכרגע לא זמינות לכם.
בנוסף, נסו לחשוב לאן העסק שלכם מתקדם, והאם הקופה יכולה לתרום או לתת מענה למפת הדרך שלכם (מוסיפים אתר קניות, עוד סניפים, יכולות למבצעים מבוססי קופונים, תוכניות כוכבים ועוד). אגב, זו לא בושה להתייעץ עם עובדים אחרים בארגון, ואף עם לקוחות.
- פלאגים, פלטינות – מאחר וחלק ממערכות הקופה הקיימות ידרשו קניית חומרה, וחלקן יוכלו לעבוד עם חומרה קיימת, יש לייצר, בשלב זה, רשימה של כל הפריטים שלדעתכם תצטרכו על מנת לבנות קופה רושמת (משקל, מדפסת טרמית, סורק ברקוד, מסכי מגע סטטיים, לפטופים או iPadים וכו'). אם ברשותכם חומרה קיימת, מומלץ לייצר רשימה של המודלים של החומרות השונות ולבדוק האם תוכלו להשתמש בחלקן ולחסוך מעט כסף בעת קניית הקופה החדשה.
בנוסף לרישום החומרה שתצטרכו ובהתאם לטבעו של העסק שלכם, שיקלו לייצר רשימה של חומרות שלא יהיה לכם צורך בהן, לדוגמא, אם בארגונכם נשלחות קבלות ללקוחות באופן אוטומטי בדוא"ל, ניתן להפחית משמעותית בכמות המדפסות שתרכשו, או להסירן לחלוטין מרשימת הקניות.
- כסף לא גדל על עצים – מחירי קופות משתנים על בסיס גורמים רבים, ביניהם גודל העסק שלכם – מספר הסניפים, מספר הלקוחות, מספר המוצרים וכמובן מספר הקופות הנדרש. ביחס לסך המכירות השנתי שלכם, נסו להחליט על תקציב שנראה לכם סביר עבור רכישת קופה. שאלו את עצמכם האם אתם מעוניינים להתחייב בחוזה לתקופה ארוכה, או מעדיפים לעבוד במודל של מנוי חודשי. פערים במחירי חומרות לקופה יכולים להגיע בקלות לאלפי שקלים, ויש לקחת בחשבון גם את עלויות ההתקנה, הקונפיגורציה, והתמיכה הפוטנציאליות.
בחשיבה על נושא התקציב, אל תתייחסו רק להוצאות, אלא גם לפוטנציאל החיסכון, הן בזמן והן בכסף, שיכולה להביא עימה הקופה הנכונה לעסק שלכם.
- שקט, חוקרים – הגענו לשלב חקר השוק. בשלב זה מומלץ להתייעץ עם ארגונים אחרים בתעשייה שלכם לגבי הקופות שלהם, לבצע מחקר אינטרנטי על הקופות הקיימות בשוק ואף לנסות את מזלכם בקבלת מידע בפורומים הרלוונטים ברחבי הרשת.
בשלב הבא מומלץ ליצור קשר עם חברות המציעות פתרונות קופה ולבקש מידע לגבי המוצרים והשירותים שהן מציעות. נסו להבין מה ההתמחות של כל חברה, וכמה זמן היא עוסקת בתחום. בקשו לשוחח עם לקוחות קיימים, ונסו להתרשם מהם לגבי שביעות רצונם מהקופות שרכשו ומהשירות שהם מקבלים. חשוב לשים לב היכן ממוקמת החברה, ומה הם ימי ושעות פעילות צוות התמיכה שלהם. מומלץ, אגב, לנסות ולחייג לצוות התמיכה על מנת להתרשם מזמני ההמתנה וממקצועיות הנציגים.
לבסוף, אגדו את המידע שאספתם בסעיף זה ובסעיפים הקודמים, וייצרו רשימה קצרה של מערכות קופה שענו על דרישותיכם מבחינת יכולות, חומרה, תקציב, תמיכה וכו'. לטובת פישוט התהליך, זקקו מהרשימה עד 3 קופות רושמות פוטנציאליות לרכישה.
- אין כמו מראה עיניים – אחרי מיפוי האופציות המתאימות ביותר בקשו הדגמה חייה על כל אחת משלוש הקופות ברשימה שלכם. בידקו מהירות, דיוק, וקלות שימוש. חישבו על מפעילי הקופה העתידיים – בין אם אתם או עובדים שלכם – ונסו לחזות האם יהיה השימוש בקופה פשוט או מסובך עבורכם ועבורם. בשעה טובה, אנחנו מקווים שמצאתם את הקופה המושלמת.
לאחר שרכשתם את הקופה הנבחרת, ולפני שאתם פורשים אותה בכל הארגון, אנחנו ממליצים לכם בחום להשקיע כמה שיותר בהתקנת כל האלמנטים החומרתיים, בהגדרת המערכת לסביבת העבודה, ובעדכון הנתונים הקיימים שלכם למערכת הקופה החדשה. ככל שתשכילו לבצע את שלב זה באופן המקיף והמעמיק ביותר, כך, בשלב הבא, תהנו אתם, והארגון שלכם ממלוא יכולות המערכת.
טיפ אחרון – עשו לעצמכם הרגל, פעם במספר חודשים, ונסו למצוא דרכים חדשות שיכולות לשפר ולהעשיר את יכולות הקופה, וכך לתרום לייעול העסק. לעיתים, שימוש יעיל יותר בפיצ'ר קיים, הוספת פיצ'ר חדש, או שידרוג פיסת חומרה בעלות מזערית יכולים לשפר באופן משמעותי את התרומה של הקופה לעסק שלכם.
