ניהול מלאי הוא תחום רב גוני בצורה בלתי רגילה ולכן מערכת ניהול מלאי המתאימה כמו כפפה ליד לעסק אחד, לא בהכרח תתאים במיוחד לכל עסק אחר. יחד עם זאת יש מכנה משותף העובר כחוט השני בין כל מערכות ניהול המלאי של כל העסקים באשר הם – ויהיה זה מחסן צבעים, מפעל לייצור מוצרי חשמל או סופרמרקט ענק – והכוונה היא לשאיפה למזער את הסיכוי לטעויות אנוש. זו הסיבה בגינה בשנים האחרונות יותר ויותר עסקים ישראליים, בדומה לעסקים בכל רחבי העולם, מעדיפים לנהל את המלאי שלהם באמצעות תוכנות חכמות לניהול מלאי – אך גם איתן צריך לדעת לעבוד. יש לנו בקומקס כמה טיפים שיעשו לך סדר ויחסכו לך כסף.
טיפ מספר 1 – קבע כמות מינימאלית עבור כל מוצר במלאי
הפוך את ניהול המלאי שלך לפשוט וקל יותר על ידי קביעת כמות מינימאלית שחייבת להימצא במלאי בכל עת מכל אחד מהמוצרים. כאשר המלאי של מוצר מסוים נמוך מהכמות שקבעת מראש (או קרוב לכמות הקריטית), תדע בוודאות כי הגיעה העת להזמין כמות נוספת. הכמות המינימאלית משתנה ממוצר למוצר בהתאם למהירות שבה הוא נמכר או אוזל במלאי, בהתאם למשך הזמן שעליך להמתין עד לקבלת מלאי חדש ועוד גורמים רבים נוספים, המשתנים אף הם מעסק לעסק.
אמנם תידרש לקבל החלטות מושכלות ולבסס אותן על מחקר מקדים, אך קביעה של כמות מינימאלית תהפוך את מערכת ההזמנות הנוכחית שלך ליעילה יותר בצורה משמעותית: לא זו בלבד שתוכל לקבל החלטות במהירות גבוהה יותר ואפילו באופן אוטומטי, גם העובדים שלך יוכלו לקבל החלטות הנוגעות למלאי ולהזמנות, מבלי שיצטרכו להיוועץ בך לפני כן. מדובר ביופי של דרך לחסוך זמן, להפחית את הסרבול הכרוך בהזמנות ולשפר את הניהול השוטף של המלאי.
טיפ מספר 2 – הקפד על FIFO) First-In First-Out)
FIFO הוא העיקרון הבסיסי ביותר של ניהול מלאי באופן נכון. המשמעות היא שסחורה שהגיעה מוקדם יותר (להלן: First In), צריכה גם להימכר או להיות בשימוש מוקדם יותר (First Out). עיקרון ה-FIFO רלוונטי במיוחד בעסקי המזון או בכל עסק שעוסק במוצרים בעלי חיי מדף מוגבלים ודווקא בתחומים אלה ישנה תפישה שגויה אך רווחת מאוד, לפיה כדאי תמיד למכור את הסחורה החדשה ביותר ולאו דווקא את הסחורה שהגיעה מוקדם יותר.
אך לא רק בתחומים אלה חשוב להקפיד לשמור על FIFO, אלא גם בעסקים שמבוססים על מוצרים שאינם מתכלים: אם הארגזים שהגיעו ראשונים למחסן ונדחקו לחלקו האחורי יישארו במלאי במשך זמן ארוך יותר מהמוצרים החדשים, הרי שהסיכוי שלהם לסבול מבלאי ונזקי התיישנות, גבוה יותר. מעבר לזה, לאורך הזמן יכול להיות שאריזות המוצרים ישתנו ואף שיוכנסו שינויים במוצרים עצמם. אי לכך, טוב תעשה אם תקפיד על זרימה נכונה של מלאי: מה שנכנס ראשון למחסן או לצורך העניין לחדר הקירור, יוצא ראשון ללקוח.
כדי לעבוד לפי עיקרון ה-FIFO, עליך לארגן את המחסן שלך בצורה נכונה וחכמה, כך שהמוצרים החדשים יוכנסו מהחלק האחורי ושמהחלק הקדמי ניתן יהיה אך ורק להוציא מוצרים. מובן שחשוב להטמיע את העיקרון גם בכל עובדי העסק ולהסביר להם את חשיבות העניין חדשות לבקרים.
טיפ מספר 3 – נהל נכון את מערכות היחסים עם הספקים שלך
כדי להצליח לנהל בצורה חכמה ויעילה את המלאי, עליך להיות מסוגל להגיב במהירות למצבים לא צפויים. כך לדוגמה, במקרים מסוימים תרצה לפנות במחסן מקום למוצר חדש על חשבון מוצר שלא נמכר בצורה טובה מספיק. במקרים אחרים ייתכן שתצטרך להזמין תוך זמן קצר כמות גדולה של מוצרים מסוג מסוים, כדי לעמוד בביקוש הגבוה והפתאומי. אי לכך, ישנה חשיבות עליונה לשמירה על יחסים טובים עם הספקים שלך. כך, ורק כך, תוכלו ליהנות משיתוף פעולה מלא ורצון הדדי לפתור בעיות ולהתגבר על מכשולים ואתגרים לאורך הדרך.
בנוסף, יחסים טובים עם הספקים יאפשרו לך לנהל משא ומתן מוצלח יותר בנוגע לכמות המוצרים המינימאלית להזמנה. הודות לכך, לא תצטרך להחזיק במלאי יותר מוצרים מהדרוש ולהתאים את ניהול המלאי לרצונות של הספקים.
שים לב – לא מדובר ביחסים שמבוססים פשוט על חיוכים ומחמאות, שכן יחסים טובים עם ספקים מבוססים בראש ובראשונה על תקשורת טובה: טרח לעדכן אותם מראש אם אתה יודע שבקרוב תהיה זקוק לכמות גדולה יותר של סחורה מהרגיל ובקש מהם לעדכן אותך אם הם יודעים שבקרוב צפוי להיות מחסור במוצר מסוים. שביעות הרצון של הספקים שלך מבוססת על יחסים שבהם יש מינימום של הפתעות ומקסימום של תקשורת איכותית ומכבדת.
טיפ מספר 4 – הכן את עצמך לתרחיש הגרוע ביותר (קווה לטוב ביותר, צפה לרע ביותר)
הרבה בעיות יכולות להתעורר בתחום של ניהול מלאי בכל רגע נתון ולגרום נזקים חמורים לעסקים שלא הכינו את עצמם כראוי למקרים לא צפויים. להלן כמה דוגמאות, על קצה המזלג:
- המכירות עלו בצורה חדה תוך זמן קצר והמלאי התרוקן
- נתקלת בבעיה בתזרים המזומנים ואתה זקוק בדחיפות למוצרים שאין לך יכולת לשלם עליהם כרגע
- אתה זקוק למלאי גדול מהרגיל כדי לענות על הביקוש והמחסן שלך פשוט קטן מדי
- חישבת את הצרכים שלך בצורה שגויה וכעת אין לך מספיק מוצרים זמינים במלאי
- מוצר שהמכירות שלו איטיות מאוד תופס יותר מדי מקום במחסן
- הספק הודיע לך שלא יוכל לספק את ההזמנה הקרובה מסיבות כאלו ואחרות, בזמן שהתחייבת כבר ללקוחות
- אחד הספקים החליט להפסיק לעבוד מולך ללא התראה מוקדמת
השאלה היא לא האם הבעיות האלו, ועוד רבות אחרות, יתעוררו אלא מתי הן יתעוררו. הבן מה הם בדיוק הסיכונים הפוטנציאליים שתצטרך להתמודד עמם והכן תכניות מגירה למקרים השונים. נסה לענות על השאלות הבאות: כיצד תגיבו לכל מקרה ומקרה, אילו צעדים תצטרך לנקוט כדי לפתור את הבעיה הבוערת וכיצד הבעיה והפתרונות השונים ישפיעו על אספקטים אחרים בהתנהלות של המלאי ושל העסק באופן כללי?
גם כאן חשוב להזכיר את החשיבות הרבה שיש לשמירה על יחסים טובים עם ספקים כמובן.
טיפ מספר 5 – בצע בדיקות נתונים באופן תדיר
בדיקות התאמה שמטרתן לאשר כי הנתונים המופיעים בדו"חות המלאי תואמים למצב המלאי הריאלי, הן בין הבדיקות החשובות ביותר שעליך לבצע באופן תדיר. רוב הסיכויים שאתה מסתמך על דיווחי העובדים או על תוכנות מלאי כשאתם רוצים לדעת כמה מוצרים מסוג מסוים יושבים בכל רגע נתון על המדף או במחסן, אבל לא ניתן להפריז בחשיבות ההתאמה שבין הנתונים שתקבלו לבין הנעשה ב"שטח". להלן מספר שיטות שיקלו עליך את המלאכה:
- ספירת מלאי חודשית ואפילו שבועית – חלק ניכר מהעסקים טורחים לבצע ספירת מלאי ידנית אחת לשנה בלבד, שכן מדובר בתהליך ארוך ואף מייגע. בנוסף, לרוב ספירת המלאי רלוונטית לדו"חות השנתיים הקשורים להנהלת החשבונות. אין כל רע בספירת מלאי שנתית, מלבד העובדה שהיא עשויה להפריע במידה רבה לפעילות השוטפת של העסק. כמו כן אין זה מן הנמנע שתגלה כי ישנן בעיות שתפחו לממדי ענק, פשוט משום שלא התגלו במהלך השנה. במילים פשוטות נמליץ לך להגדיל את התדירות שבה אתה מבצע ספירת מלאי. ככל שהתדירות תהיה גבוהה יותר, העבודה גם תתבצע בצורה חלקה יותר, שכן העובדים יהיו מיומנים יותר.
- "בדיקות זרקור" – אם בכל פעם שאתה עושה ספירת מלאי מתגלות בעיות וחוסר התאמות, נסו לבצע מדי פעם בדיקות זרקור: בחר מוצר אחד, ספור כמה מוצרים מסוג זה קיימים במלאי ובדוק האם זו הכמות שאמורה להיות במלאי. בדיקת זרקור זו לא בדיקה מתוזמנת המבוצעת באופן קבוע, אלא בדיקה אקראית והיא לא באה להחליף את ספירת המלאי הכוללת. תן עדיפות לבדיקת זרקור למוצרים שנמכרים היטב או למוצרים שלרוב מתגלות במלאי שלהם בעיות בספירה השגרתית.
- ספירה מעגלית – במקום לבצע ספירת מלאי מקיפה של כל המוצרים בבת אחת, יש עסקים שבוחרים לבצע ספירת מלאי מעגלית, כלומר לספור בכל שבוע את המלאי של מוצר אחר. כך ממשיכים משבוע לשבוע, ועד סוף השנה מספיקים לספור את כל המוצרים. מובן שניתן לספור מספר מוצרים מדי שבוע, חודש או חודשיים, בהתאם לצורך, לאופי העסק, הסחורות ועוד, אך בגדול כשבוחרים בספירה מעגלית, מומלץ לספור את המוצרים שנמכרים בקצב גבוה יותר, בתדירות גבוהה יותר.
טיפ מספר 6 – קבע סדר עדיפויות מבוסס תחלופה
יש מוצרים שפשוט דורשים יותר תשומת לב מאחרים. השתמש בשיטת ניתוח פשוטה בשביל ליצור סדר עדיפויות חכם ודרג את המוצרים השונים ברשימת המלאי שלך באופן הבא:
- A– מוצר יחסית יקר, בעל קצב מכירות איטי
- B– מוצר ביניים, שקצב המכירות שלו בינוני
- C– מוצר זול יחסית, שקצב המכירות שלו גבוה
המוצרים בקטגוריה A מחייבים תשומת לב מיוחדת, שכן לא ניתן לצפות מראש את המועדים שבהם יימכרו, אבל יש במכירות שלהם כדי להשפיע בצורה משמעותית על תזרים המזומנים של העסק. המוצרים בקטגוריה C יכולים להסתדר גם עם מעט תשומת לב יחסית, שכן ההשפעה שלהם פחותה והתחלופה שלהם גבוהה ואילו המוצרים בקטגוריה B, נופלים איפשהו באמצע.
טיפ מספר 7 – נסה לייצר תחזיות מדויקות
היכולת לחזות את הביקוש למוצרים השונים היא בין המרכיבים החשובים ביותר של ניהול מלאי באופן נכון. למרבה הצער, לא מדובר בעניין של מה בכך. יש כל כך הרבה משתנים שצריך לקחת בחשבון ולא פחות אלמנטים הנתונים ליד הגורל, כך שתחזית מדויקת לחלוטין אף פעם לא ניתן לספק. ולמרות זאת, תמיד אפשר לנסות לספק תחזית מושכלת שתתגשם לפחות בחלקה הגדול. הנה כמה דברים שעליך לבחון כדי לנבא נתונים בנוגע למכירות העתידיות שלך:
- טרנדים חדשים שהתעוררו או שצפויים להתעורר בתחום שבו אתה פועל
- נתוני מכירות מהתקופה הנוכחית בשנה שעברה ובזו שלפניה
- קצב הגידול במכירות בשנה הנוכחית
- מכירות שנסגרו מראש לפי חוזים או מנויים
- מסעות שיווק וקידום מכירות שעתידים לצאת לפועל
אם יש כל דבר נוסף שיכול לסייע לך לבנות תחזית מדויקת ככל האפשר, אל תהסס להשתמש בו.
טיפ 8 – שקול את האפשרות לבצע מיקור חוץ
לסיום, נציע לך לבחון את האפשרות הקוסמת לרבים, לבצע מיקור חוץ של כל נושא המלאי ושינוע הסחורות: במקום לנהל את המלאי והשינוע בעצמכם, היצרן או הסיטונאי יכול לדאוג לכך עבורך. יש יצרנים רבים וסיטונאים רבים לא פחות שמספקים את השירותים האלו עבור הלקוחות שלהם וגם אם אתה סבור שהספק שלך לא מספק את השירותים האלו, בכל זאת כדאי לבדוק זאת מולו ישירות. אמנם העברת ניהול המלאי ותחום השינוע לגורם אחר תוביל לעליית המחירים, אך מצד שני זוהי יופי של דרך לחסוך הרבה מאוד כסף, זמן ואנרגיה, הדרושים לניהול נכון ויעיל של מלאי.
זה הזמן לקחת לידיים את ניהול המלאי ולהפסיק לבזבז ולהפסיד כספים שלא לצורך. בחר את השיטות האידיאליות עבור העסק שלך והחל להטמיע אותן כבר היום.